Hij omschrijft zichzelf als een “bevlogen ceremoniemeester, die gefascineerd is door zakelijke bijeenkomsten”. En aan die zakelijke bijeenkomsten levert hij met heel veel plezier een bijdrage als meetingdesigner, trainer van sprekers en als spreker en moderator. Met zijn kennis én enthousiasme doorbreekt hij vaste patronen – met veel succes. Genoeg redenen voor een goed gesprek over verbinding, authenticiteit en energie. “Eigenlijk wil ik overbodig zijn”
Als iets vandaag de dag onze branche onmisbaar maakt, is het wel dat onze sector mensen bij elkaar brengt,” zegt Otto. “Maar er is op dit punt veel meer mogelijk dan bij de meeste meetings wordt gedaan. We moeten het ritueel ontstijgen.”
Haal meer uit meetings
“De meeste meetings worden uitgeschreven voor klanten en verlopen volgens een vast ritueel,” aldus Otto. “Eerst wordt er een locatie gezocht, dan een spreker en er wordt even gekeken of er nog iets ludieks kan worden gedaan. Er wordt snel teruggegrepen op eerdere draaiboeken en programma’s. Maar volgens mij kan er veel meer!” Otto benadrukt het belang van pauzes. “Voor veel deelnemers is een congres vaak een passieve aangelegenheid. De spreker of sprekers zenden en zij ontvangen en pas in de pauzes ervaren de deelnemers dat zij zelf actief kunnen worden. Sterker nog, als er weinig pauzes zijn, wordt een congres vaak lager gewaardeerd. Als mensen meer regie over de dag hebben, wordt dat als positief ervaren. Een voorbeeld hiervan is heel eenvoudig: laat mensen zelf hun deelsessies kiezen. Dat gebeurt nu nog veel te weinig.” Ook de locatie is van grote invloed op een bijeenkomst. Een grote zaal met allerlei state-of-the-art audiovisuele faciliteiten kan ook te veel zijn. “Soms kunt u in het koetshuis van een kasteel met een ouderwetse flipover met vellen papier meer bereiken.”
Training van sprekers
Bij elke meeting hoort één duidelijk verhaal. “Als je een opzet hebt, moeten de sprekers bij deze opzet passen,” vertelt Otto. “En al deze sprekers moeten dit ene verhaal vertellen. Ook moet het niveau van de sprekers min of meer gelijk zijn.” Otto geeft training aan sprekers om dit voor elkaar te krijgen. Zo leren mensen betere presentaties te geven. “Het probleem bij presentaties is, dat veel presentaties een poging zijn om 25 jaar vakkennis in een half uurtje samen te vatten,” vindt Otto. “Dan is er helemaal sprake van uitsluitend zenden en niet ontvangen. Dan kun je eigenlijk net zo goed een presentatie op een PDFbestandje zetten en via de mail verspreiden. Mensen onthouden anders echt niet wat je allemaal vertelt.” Hoe moet het dan wel? Daar is Otto heel stellig in: “Je moet de presentatie helemaal loslaten en aansturen op echtheid, verbinden, emotie en energie. Kortom, je moet een antwoord formuleren op de vraag ‘Wat wil ik nou écht zeggen?’’ – en daar help ik graag bij.”
Modereren en fakespeech
Otto vindt modereren een erebaan: “Veel BN’ers die als dagvoorzitter optreden, zijn vooral met zichzelf bezig. Het is juist belangrijk, je ego thuis te laten en het proces voorop te stellen. Op die manier kun je mensen, die elkaar vaak nog niet kennen toch het idee geven dat ze deel uitmaken van één geheel: de temporary tribe.” Hoe pak je dat aan? Voor Otto is het eenvoudig: als de deelnemers aan een bijeenkomst binnenkomen, maakt hij met iedereen al even kort een praatje. Eerst verbinding, dan inhoud noemt hij dat. “Mensen moeten altijd even aan mij kunnen wennen.” Door middel van fakespeeches brengt hij energie in een meeting. Dat kan tijdens een opening, een onderbreking of juist bij de afsluiting. “Een fakespeech is eigenlijk een vorm van zakelijk cabaret,” zegt Otto. “In alles wat ik doe, is de filosofie eenvoudig: de belangrijkste persoon in de zaal ís de persoon in de zaal. Ik wil de belevingswereld van de
toehoorder vormen. En dat mag ook gewoon heel leuk zijn.”
Toch sluit Otto serieus af: “Onze branche brengt mensen bij elkaar. Juist in een tijd die gekenmerkt wordt door polarisatie, is dit essentieel. Daarom verbaast het me dat hybridebijeenkomsten niet meer zo in de mode zijn, terwijl je daarmee zoveel meer mensen mee kunt bereiken. Misschien iets om weer eens over na te denken?”
