Een nieuw project starten vergt vaak een lange voorbereiding, maar daardoor is het voor veel mensen niet altijd duidelijk wanneer er nou eigenlijk echt gestart wordt – en wat er van hen verwacht wordt. Sterker nog, uw project kan zelfs al de schijn tegen krijgen, waarbij mensen denken dat het nu al mislukt is. Om in één keer iedereen te laten ervaren dat er iets nieuws wordt opgestart, is de kickoffmeeting de ideale manier, waardoor er niet alleen een heldere start is, maar er ook een soort wij-gevoel kan worden gecreëerd.
Heeft u serieus een kickoffmeeting nodig? Het serieuze antwoord is kort: ja. De kickoffmeeting is de perfecte gelegenheid om iedereen bij het project te betrekken, vragen te beantwoorden, lijnen uit te zetten en alle neuzen dezelfde kant op de laten bewegen. Kortom, iedereen voor te bereiden op de volgende stappen.
Verschillende soorten
Een eenvoudige kickoffmeeting is de projectkickoff. Dit is meestal een interne vergadering met als doel iedereen binnen het projectteam op één lijn te krijgen. Enkele voorbeelden van een dergelijke kickoffmeeting zijn productmarketing en webproducties. Tijdens de meeting kunt u duidelijk aangeven wat wel en ook wat niet de bedoeling is. Een kickoffmeeting kan ook extern gericht zijn. De introductie van een nieuw product is hiervan het meest voor de hand liggende voorbeeld. Niet alleen uw medewerkers zijn dan op de hoogte – als het goed is, zijn die dan allang voorbereid – maar vooral potentiële klanten worden dan geïnformeerd.
Deze vorm van kickoffmeeting vergt een goede voorbereiding, waar u tijdig aan dient te beginnen.
Een reclamecampagne waarbij afgeteld wordt kan een mooie manier zijn om de aandacht op de werkelijke kickoff te vestigen. Voor alle kickoffs geldt: zorg dat er altijd gelegenheid is voor het stellen van vragen – of het nu klanten of medewerkers zijn, iedereen heeft vragen. Een kickoff is, meer nog dan een congres of informele bijeenkomst, de ideale meeting voor vragen – en antwoorden.
Bent u klaar voor de start?
