We vergaderen wat af en niet elke vergadering wordt door deelnemers als heel zinvol ervaren. Een goede vergaderruimte kan een vergadering op voorhand al naar een hoger niveau tillen. Maar wat is nou een echt goede vergaderruimte? Aan welke criteria moet een vergaderruimte voldoen om als echt goed te worden beschouwd? Om toch een beeld te krijgen van wat een goede ruimte kan zijn, maakte MEETINGS een bloemlezing met enkele belangrijke criteria.
Vergaderen kan eigenlijk overal. In diverse culturen kwam – en komt – men samen onder een grote boom.
De stadspoort was in het verleden ook een belangrijke vergaderlocatie. Tegenwoordig is het aanbod aan
locaties immens en uitermate gedifferentieerd.
Ruimte – privé, maar open
Voor een geslaagde vergadering moet een ruimte enerzijds de beslotenheid van de vergadering kunnen
waarborgen en anderzijds alle ruimte bieden aan de deelnemers. Dit betekent dat een goede vergaderruimte
geschikt moet zijn voor het aantal deelnemers. Een zaaltje waarbij iedereen als haringen in een ton
zit, is ongeschikt. Echter, het moet ook niet zo zijn dat mensen als het waren wegvallen in de ruimte. Een
te grote zaal is net zo teleurstellend als een te kleine zaal. Een goede vergaderlocatie beschikt over meerdere
vergaderzalen van verschillende afmetingen, zodat mensen de ruimte hebben. Zo kunnen zij actief deelnemen
aan de vergadering. Openheid wordt ook bereikt door invallend daglicht. Een vergadering in een zaal zonder ramen zal door veel mensen als benauwend worden ervaren. Voor een congres, waarbij vooral het plenaire gedeelte de mensen op het podium aan het woord zijn, is dit niet zo belangrijk, maar juist in een meeting waarbij iedereen aan het woord zou moeten kunnen komen, is daglicht essentieel.
Ergonomie
Wie prettig zit, zal sneller gemotiveerd zijn, zich actief op te stellen in een vergadering. Vergaderen is een
vorm van werken en niemand werkt prettig als de stoel waarop men zit, aanvoelt als een stapel bakstenen.
Een goede zithouding is daarentegen zeer bevorderlijk voor het welslagen van een meeting. Om een vergadering te verkorten, wordt door sommige deskundigen voorgesteld, de stoelen helemaal te verwijderen. Een staande vergadering duurt in hun optiek nooit lang. Het zou kunnen, maar hangend aan een statafel kan een vergadering ook als heel onaangenaam worden ervaren.
Eten en drinken
Tijdens een vergadering komt de trek vaak al snel om de hoek kijken. Het is zeer belangrijk dat mensen voor, tijdens en na de vergadering voldoende kunnen eten en drinken. Koffie en thee zijn fijn, maar een goede vergaderlocatie biedt een breed scala aan dranken aan, waaronder goede vruchtensappen. Om te voorkomen
dat mensen de hele meeting in één ruimte blijven, is het aanbevelenswaardig dat er ruimtes zijn waar men
even de benen kan strekken en daar een smakelijke lunch te nuttigen.
Beweging
In beweging blijven tijdens een bijeenkomst is ontegenzeggelijk belangrijk. Waarom? Juist tijdens een ‘beweegmoment’ worden nieuwe inzichten verkregen. Een wandeling op een landgoed of een andere mooie
omgeving, een rondleiding door het museum waar men vergadert of gewoon even een ommetje door een leuke binnenstad – het zou niet de eerste keer zijn dat juist op dat moment een stevig ‘eureka!’ klinkt.
Andere criteria
Goede overnachtingsmogelijkheden, een filevrije en eenvoudige bereikbaarheid van de locatie, uitstekende
presentatiefaciliteiten – het zijn allemaal criteria die een vergaderlocatie sterk in de achting van deelnemers
aan een vergadering kunnen doen stijgen. De basis van een vergadering is dat mensen actief deelnemen aan
de beraadslaging, zodat men met elkaar een doel kan bereiken. Een goede vergaderlocatie buiten de deur is
hiervoor essentieel.
