In een tijd waarin online meetings steeds vaker voorkomen, blijkt uit de ervaringen van Elvira Meijdam dat fysieke bijeenkomsten nog altijd van onschatbare waarde zijn. Zij is eventmanager bij BOVAG, de grootste belangenbehartiger van de autobranche. In de van oudsher wat conservatieve autobranche blijft fysiek ontmoeten een zeer belangrijk aspect
“We organiseren veel evenementen in een jaar, waaronder 3 à 4 grote congressen”, vertelt Meijdam. “Deze congressen, die we voor onze leden organiseren, trekken gemiddeld zo’n 100 tot 500 bezoekers.” De bezoekers zijn meestal eindbeslissers binnen hun organisaties, wat de interactie en kennisdeling extra waardevol maakt. Het gaat niet alleen om luisteren, maar om contact leggen, zo vinden ze bij BOVAG. In de van oudsher nogal conservatieve autobranche blijft dat van onschatbare waarde, in andere branches is dat overigens ook het geval. “De grootste toegevoegde waarde van fysieke bijeenkomsten is de mogelijkheid om te netwerken. Men ontmoet elkaar op congressen en spreekt conculega’s die onze leden normaal niet zo snel zouden spreken”, zegt Meijdam.
Online meetings kunnen fysieke bijeenkomsten niet vervangen.
Tijdens de coronapandemie waren online meetings noodgedwongen de oplossing, maar die ervaring maakte duidelijk dat in ieder geval in de autobranche een voorkeur voor fysiek contact blijft bestaan, zo signaleerde men bij BOVAG. “Wij organiseren geen online meetings meer. In de coronatijd waren we natuurlijk genoodzaakt om deze te organiseren, maar onze leden zitten daar niet op te wachten. De deelnemersaantallen waren laag en men wil elkaar toch fysiek ontmoeten, voornamelijk dus vanwege die mogelijkheid om te netwerken”, legt ze uit.
De juiste locatie kiezen
De keuze voor een congreslocatie hangt van diverse factoren af. Meijdam legt uit dat het niet alleen om de zaal gaat. “De ligging van de locatie is belangrijk. Bij voorkeur is dat centraal in het land zodat de evenementenlocatie voor iedereen goed bereikbaar is. Daarnaast dient er ook voldoende parkeergelegenheid te zijn, idealiter gaat het om gratis parkeerplaatsen die zich ook in de buurt van openbaar vervoer bevinden.” Ook de indeling van de locatie speelt mee bij de keuze: zijn er subruimtes nodig, een beursvloer of juist een grote plenaire zaal? En uiteraard moet de capaciteit aansluiten bij het aantal bezoekers. “Deze keuzes verschillen dus per congres, aangezien elk congres een andere invulling kan hebben qua inhoud, thema etcetera”, aldus Meijdam.
Actuele en toepasbare onderwerpen
De inhoud van de congressen is gericht op onderwerpen die direct relevant zijn voor de branche. “We
bespreken onderwerpen die toepasbaar zijn voor de verschillende afdelingen”, legt Meijdam uit. “Actuele
onderwerpen die spelen, zoals personeel, duurzaamheid en andere zaken, behandelen we vaak ook in
kleine subsessies of workshoprondes.” De combinatie van praktische inhoud en interactieve sessies
zorgt ervoor dat bezoekers concrete kennis mee naar huis nemen. Meijdam: “Dit maakt het congres direct
waardevol voor hun dagelijkse werk”.
Het geheim van een goed congres
Volgens Meijdam draait een congres om meer dan alleen kennisoverdracht. “Er moet een goed inhoudelijk programma zijn waarbij de bezoekers informatie, tips en tricks krijgen waar ze direct de volgende dag mee aan de slag kunnen”, claimt ze. “Daarnaast is ook de catering van belang. Verder moet er een overkoepelend concept worden uitgewerkt. Ook moet het tijdschema zodanig zijn dat de bijeenkomsten niet al te veel ten koste gaat van de werktijd en moet er een goede afwisseling zijn tussen plenaire sessies, interactie en pauze (netwerk)momenten. Deze elementen zorgen ervoor dat een congres niet alleen leerzaam is, maar ook plezierig en effectief voor de deelnemers.”
Conclusie: fysiek contact blijft cruciaal
Voor Meijdam staat één ding vast: fysieke congressen hebben een blijvende meerwaarde. Het persoonlijke contact, het spontaan spreken met collega’s en de mogelijkheid om te netwerken kan online niet worden vervangen. Fysieke bijeenkomsten zijn daarom nog altijd de kern van succesvolle congressen voor de leden van de BOVAG. “De grootste toegevoegde waarde van fysieke bijeenkomsten is het netwerken,
zoals ik al zei”, zegt ze. “In een tijd waarin er digitale alternatieven zijn, blijft dit het onderscheidende element dat een congres echt waardevol maakt.
