We kunnen een congres tot in de puntjes organiseren, maar ook ontwerpen. Dat heeft meerwaarde voor iedereen. De opdrachtgever, de organisatiecommissie, de sprekers en workshopleiders en vooral voor alle deelnemers. Sterk meeting design, want daar hebben we het hier over, zorgt voor richting, creativiteit, kostenefficiency en impact. Marije Sant, senior projectmanager en teamlead bij Congress by design, vertelt meer over het toevoegen van ‘sprankels’ en een congres relevant en memorabel maken.
“Het congreslandschap is volop in beweging. Een PHD-student heeft andere behoeften dan een doorgewinterde professor die bijna met pensioen gaat. De inhoud staat nog steeds voorop, maar lange dagen luisteren naar presentaties over de laatste wetenschappelijke inzichten sluit niet meer bij iedereen aan. De nieuwe generatie wetenschappers wil interactie, afwisseling en de ruimte om zelf zijn of haar programma samen te stellen. Als congresadviseurs kijken we steeds hoe we een bijeenkomst voor álle bezoekers een fijne en relevante experience kunnen laten zijn. Want het mag anders. Kan anders. Om onze opdrachtgevers daarbij te helpen, hebben wij een Meeting Design Tool ontwikkeld, die bestaat uit methodes en werkvormen om met nieuwe ogen naar congressen te kijken.”
Co-creatie en lateraal denken “Het mooiste is eigenlijk als we er vroeg bij zijn, nog voordat de programmacommissie aan de slag gaat”, vertelt Marije. “Een meer strategische benadering dus in plaats van vooral een logistiek-organisatorische. In het ideale geval beginnen we met een meeting design sessie van een dagdeel. Co-creatie staat voorop. En lateraal denken. We brengen het congres letterlijk in kaart met behulp van vragen, visualisaties en opdrachten. Zo verkennen we bijvoorbeeld wie de doelgroepen van het congres zijn. Wat willen zij eruit halen? Matcht dat met de doelen van het organisatiecomité? En zitten alle leden daarvan eigenlijk wel op één lijn? Heel vaak blijkt dat niet zo te zijn en zorgt zo’n meeting design sessie voor verrassende inzichten, creatieve ideeën en de neuzen dezelfde kant op. Dat legt een waardevol fundament dat tijdens het hele proces richting en sturing geeft aan alle betrokkenen.”
Creativiteit hoeft niet duur te zijn “Voor het omvangrijke chemiecongres van IUPAC | CHAINS hebben we op die manier echt samenhang in het programma kunnen aanbrengen”, zegt Marije enthousiast. “Het thema ‘connecting chemical worlds’ was in alles voelbaar en zichtbaar. Zo stond er bij de entree een grote wereldkaart, waarop de 2.000 aanwezige chemici hun thuisbasis konden aangeven en werden ze tijdens de openingsceremonie uitgenodigd om letterlijk te verbinden met de persoon die naast hen zat. Het begin van kennismaken én kennis delen. En tegelijk een mooi voorbeeld dat creatieve ideeën niet veel geld hoeven kosten.”
Elkaar versterken “Met dit soort kleine dingen kunnen we écht het verschil maken”, benadrukt Marije. “Voor mij was dat ooit ook de reden om voor het evenementen- en congresvak te kiezen. Na 15 jaar als projectmanager, waarvan nu 4,5 jaar bij Congress by design, heb ik met heel veel sectoren en onderwerpen kennisgemaakt. Vaak gaat het echt om een niche, zoals bijvoorbeeld DPP dat zich richt op onderzoek naar het spijsverteringsgestel van varkens en hoe dat weer relevant is voor onze
wereld en de gezondheid van mens en dier. Wat dat betreft hebben we een prachtig vak. Want als congresadviseurs hebben wij de ideeën en expertise om die inzichten ook zo goed mogelijk te ontsluiten. Dat is altijd een team effort. Als teamlead ben ik binnen Congress by design het aanspreekpunt en de slijpsteen voor collega’s. Samen sparren, reflecteren, maar ook zorgen dat onze werkprocessen helder en uniform zijn. Eén van mijn doelen voor 2024 is zorgen dat we daarin nog een slag maken. Efficiënter werken betekent namelijk ook ruimte overhouden voor iets extra’s. Daarmee kunnen we elkaar versterken en onze opdrachtgevers nog beter van dienst zijn.”
