Zinloos vergaderen is een van de grootste ergernissen in elke organisatie. De wekelijkse meeting op maandagochtend met steevast dezelfde agenda in dezelfde ruimte met dezelfde mensen die dezelfde argumenten aanvoeren. Veel vergaderingen worden volgepraat door mensen die onvoorbereid over van alles praten, maar niet werkelijk zeggen wat ze echt denken. Om nog maar te zwijgen over de rol van de voorzitter. Leidinggeven in een vergadering is ook een kunst die niet iedereen verstaat.
In een recent artikel in De Volkskrant viel te lezen dat vergaderingen in Nederland per jaar zestig miljard euro kosten – inclusief voorbereiding en reistijd. Ook werd duidelijk dat we gemiddeld één dag per week vergaderen en bij de overheid zelfs twee dagen. Natuurlijk is vergaderen nodig. Mensen moeten bij elkaar komen om informatie te delen. Het is dus niet zo dat een bedrijf of overheid beter werkt als er minder vergaderd wordt. Sterker nog, dan gaan allerlei mensen langs elkaar heen werken en dat kan juist catastrofale gevolgen hebben. Vergaderen is een vorm van samenwerken en samenwerken is onmisbaar in een samenleving. De onderstaande tips maken een vergadering
succesvol:
1. Minder is meer
Een vergadering met te veel deelnemers is minder effectief. Uit onderzoek van de organisatiepsycholoog Rob Sutton bleek een vergadering met vijf tot negen deelnemers de meest aansprekende resultaten aan de dag legt. Dat heeft meerdere redenen. In een grotere groep is de drempel om ook iets bij te dragen voor veel mensen hoger. Zij hebben dan minder snel de neiging het achterste van hun tong te laten zien. Ook wordt in een grotere groep verwacht dat ‘anderen het wel zullen zeggen’. Verder is de ‘spreektijd’ per persoon in een grotere groep doorgaans veel kleiner,
waardoor er minder ruimte is voor een echt inhoudelijk gesprek. Een kleinere groep is effectiever. In het licht hiervan kun je je ook afvragen in hoeverre iedereen bij alle punten aanwezig zou moeten zijn. Moet je het iemand aandoen een uur lang aanwezig te laten zijn voor welgeteld voor die persoon één relevant agendapunt?
2. Een veilige vergadering
Een van de belangrijkste voorwaarden voor een geslaagde vergadering is dat mensen zichzelf moeten kunnen zijn. Je moet op de hoogte zijn van wat er onder de deelnemers speelt. Elke deelnemer heeft eigen opvattingen en het komt helaas ook maar al te vaak voor dat men voor of na een vergadering overgaat tot geklets over anderen - roddelen is het betonrot in elke organisatie. Een voor veel mensen zeer prettige ervaring is als er aan het eind van een vergadering ruimte is voor feedback: wat ging er goed, wat kan er beter?
3. Durf te veranderen
Routine is een oorzaak van onnodige vergaderingen. Stel daarom altijd de vraag: is deze vergadering echt nodig?
Met andere woorden: waarom gaan we vergaderen? Wat is het doel van deze bespreking? Het nut van de vergadering
kun je min of meer vaststellen bij het opstellen van de agenda. Dit is het geval omdat je dan al kunt bepalen wat het doel per agendapunt wordt: is het een discussiepunt of is het moment van beslissen al gekomen? Bij dat laatste is ook van belang hoe er besloten wordt: unaniem, bij meerderheid of neemt één persoon het besluit?
4. Let op de tijd – en op de locatie
De ‘ideale vergadering’ duurt niet langer dan een uur. Na die tijd verslapt de aandacht zienderogen, tenzij je een pauze inlast en zorgt voor de juiste versnaperingen, die mensen energie geven. Veel vergaderingen duren een uur, omdat in veel agenda’s (digitaal en op papier) het uur de standaard is. Vreemd genoeg duren vergaderingen dan ook e en uur, terwijl men ook in een kwartiertje tot een afronding zou kunnen komen. Een oplossing is per agendapunt bepalen hoe lang er over gesproken gaat worden. Het is geen ongekend drama als men dan een minuutje uitloopt, maar dat moet niet structureel worden - sommige bedrijven lossen dat op door bij uitloop een klein bedrag in de pot voor de vrijdagmiddagborrel te doen. En vanzelfsprekend is vergaderen buiten de deur ook van invloed. Als je elders vergadert en niet steeds onder hetzelfde systeemplafond, krijg je vaak meer op de rails dan wanneer je eindeloos op je eigen locatie blijft zitten.
5. Niet iedereen bij elk agendapunt laten opdraven
Het komt geregeld voor dat een agenda allerlei punten bevatten die voor veel deelnemers niet relevant zijn. Eigenlijk
is het bijna onbeleefd om mensen aanwezig te laten zijn bij punten waar zij niets mee te maken hebben. Ze kunnen hun tijd wel beter besteden. Bij het opstellen van de agenda kan gekeken worden voor welke mensen welk agendapunt relevant is. Mensen kunnen dan later aansluiten of juist eerder weggaan.
6. Het is de toon die de muziek maak
Een vergadering kun je heel technisch openen. Dat kan de vaart in de vergadering houden en je kunt snel de agenda afwerken. Maar of dat de aandacht van de aanwezigen echt op de vergadering vestigt, is maar de vraag. Een opening, waarbij deelnemers even stoom kunnen afblazen alvorens zich te richten op de vergadering zelf, heeft meestal meer succes. Mensen kunnen zich hierdoor eenvoudiger op de vergadering concentreren, omdat eventuele afleidende gedachten gekanaliseerd worden. En natuurlijk kan iets ludieks een vergadering ook net even dat extra zetje geven.
7. Praten over resultaten uit het verleden... … bieden de garantie op lange vergaderingen.
Vanzelfsprekend is een evaluatie goed, maar vooruitkijken is essentieel. Door eindeloos te blijven hangen in het verleden, kunnen onderlinge irritaties oplopen: men kan elkaar verwijten gaan maken over wat er niet goed is gegaan. Kijk vooruit! Je vergadert om de toekomst mede vorm te geven. Mensen zijn dan sneller geneigd er samen de schouders onder te zetten.
8. Leiderschap
Een goede vergadervoorzitter is onontbeerlijk. Een voorzitter die enthousiast mee gaat zitten discussiëren en iedereen oeverloos laat praten, laat een vergadering genadeloos ontsporen. Voor een goed verloop van de vergadering is een neutrale voorzitter ideaal. Een neutrale voorzitter heeft zelf geen belang, behalve het goed leiden van een vergadering. Zo kan een directeur ook gewoon meepraten zonder ook op het verloop van de vergadering te hoeven letten.
9. We staan op
Zitten kan ontaarden in passief hangen tijdens een vergadering - en als iets catastrofaal is voor een vergadering,
dan is het wel passiviteit. Staand vergaderen is de ideale oplossing. Uit diverse onderzoeken blijkt dat men dan creatiever, actiever en zakelijker is - misschien wel omdat men ook wel uitkijkt naar het moment dat men weer even ergens kan gaan zitten. Het waarom is niet eens zo interessant - de bereikte resultaten wel. Dus weg die stoelen. Men staat erop…
10. Evaluatie vooraf
Eindeloos mailen, bellen en voorbereiden leidt meestal tot eindeloos gepraat. De oplossing is de zogeheten scrum: elke deelnemer beantwoordt drie vragen: wat is er bereikt sinds de vorige keer, wat gaan we vandaag bereiken en wat zijn de uitdagingen, waarbij teamwork nodig is? Hiermee geef je je vergadering als het ware een vliegende start.
