Je bent van plan om een meeting te organiseren. Is een briefing vooraf dan echt nodig? En hoe zorg je voor de juiste briefing? Wij vertellen je meer over het belang van de juiste briefing, waarom een meeting altijd een doelstelling dient te hebben en hoe je een magical meeting creëert.
Wat is nu het precieze belang van een briefing? Zonder een goede briefing, is de kans groter dat de meeting niet zal voldoen aan de wensen van de opdrachtgever. Er kunnen sneller calamiteiten plaatsvinden, omdat wellicht niet alles rondom de meeting goed is besproken. De juiste briefing zorgt voor handvatten bij het organiseren van een magical meeting, maar wat moet er bij een juiste briefing allemaal aan bod komen?
Waar bestaat de juiste briefing uit?
Bij de juiste briefing horen de volgende punten ter sprake te komen:
- Informatie over de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever en
de mate van commitment met de
meeting die hij/zij heeft. - Het doel van de meeting.
- De doelgroep. Voor wie organiseer je de meeting?
- Het beschikbare budget.
- De werkvormen die ingezet gaan worden.
- De datum en duur van de meeting.
- De gewenste locatie en beschikbare faciliteiten.
- Eventueel uit te nodigen sprekers/artiesten.
- De waarde van de meeting.
- De projectgroep. Wie gaan de meeting organiseren?
- Hoe kan het draaiboek worden vormgegeven?
Een magical meeting door de juiste doelstelling
Een magical meeting kun je alleen organiseren wanneer je de juiste doelstelling voor ogen hebt. Dit doel dient geheel in lijn te staan met de activiteiten die je organiseert, welke sprekers/artiesten je uitnodigt en de verdere inhoud van de meeting. Wil de opdrachtgever bijvoorbeeld meer saamhorigheid creëren tussen diverse afdelingen? Om zo op termijn te zorgen voor meer omzet en een hogere mate van betrokkenheid? Dan dient de meeting vooral in het teken van teambuilding te staan. Wanneer je ervoor zorgt dat de inhoud van de meeting in lijn staat met het gekozen doel, en de activiteiten net even wat specialer zijn dan normaal, creëer je een magical meeting. Een meeting die impact heeft en waar nog lang over zal worden nagepraat.
