De NAVO-top van afgelopen zomer in Den Haag was misschien wel één van de meest cruciale bijeenkomsten uit de geschiedenis van dit bondgenootschap. In World Forum The Hague kwamen staatshoofden, ministers van defensie, ministers van buitenlandse zaken en hun delegaties bij elkaar om de toekomst van de NAVO te bespreken. MicePro sprak met Michiel Middendorf, General Manger van World Forum, over hoe hij en zijn team de voorbereidingen en dit evenement van wereldformaat hebben ervaren.
De hosting van de NAVO-top was een nog groter evenement dan de Nuclear Security Summit van 2014, mede vanwege de veranderende internationale situatie. Michiel Middendorf: “Vertrouwen was de basis: het vertrouwen van de opdrachtgever in ons en ons vertrouwen in onze leveranciers.”
MicePro: “Hoe heeft u de aanloop naar de top beleefd?”
Michiel Middendorf: “Toen wij in de krant lazen dat de NAVO-top misschien naar Nederland zou komen, maakten wij kenbaar dat wij beschikbaar waren: we hebben samen met de burgemeester van Den Haag een brief aan de minister-president gestuurd en aangegeven dat we beschikbaar waren. Natuurlijk waren er ook andere steden die de top wilden hosten. We hebben een zeker bedrijfsrisico genomen door verder geen andere events in die periode in te plannen. Toen besloten werd dat de top in 2025 in Nederland zou worden gehouden, zijn wij meteen aan de slag gegaan. Vlak voor kerst 2023 hebben we een bieding gemaakt en deze aangeboden aan het ministerie van Buitenlandse Zaken. In mei 2024 werd de top definitief toegekend aan Den Haag en daarmee aan ons. We hebben een team geformeerd bestaande uit een zeer ervaren projectmanager en een junior-projectmanager. Ook de deputy general manager werd aan dit team toegevoegd, ondersteund door een stagiair
integrale veiligheidskunde, een buildingmanager, marketing en communicatie en mijzelf. We hebben in het begin ook externe deskundigen gehad, onder andere voor de logistiek. Onze buildingmanager nam het aanvragen van vergunningen voor haar rekening. Er is een risicoanalyse gemaakt. Bij een normaal evenement spreek je van de term acceptabel risico voor betrokken partijen. Bij deze top lag dat anders. De opdrachtgever – het ministerie – en de gemeente Den Haag wilden geen risico lopen. Wij hebben dat risico zelf afgedekt, zodat zij volledig ontzorgd waren. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan door een brandmeldinstallatie in tijdelijke structuren in te
bouwen. En ook alle constructies waren extra veilig, zoals podia en verder hebben we op het gebied van cybersecurity extra mee moeten bewegen.”
MicePro: “Hoe ging het tijdens de top zelf?”
Michiel Middendorf: “Dit was een uniek event. De Nuclear Security Summit van 2014 kwam enigszins in de buurt van de NAVO-top, maar niemand kon voorspellen hoe het bij deze top zou gaan. Er valt een last van je af als een evenement begint. Je werkt gelukkig met stakeholders die veel ervaring hebben. We kregen de opdracht om veel zelf te organiseren, zowel binnen bij World Forum als in de directe omgeving. Catering, decoratie, audiovisuele techniek en de beveiliging tijdens op- en afbouw vielen daarbij onder onze verantwoordelijkheid. Hiervoor hebben wij gebruik gemaakt van externe partners met wie we altijd goede samenwerking mee hebben gehad. Juist bij deze top was het heel belangrijk dat we met bekende mensen werkten. Er is al spanning genoeg en je moet weten waartoe de ander in staat is. Eigenlijk kun je het organiseren van de hele top samenvatten in één woord: vertrouwen. Er was vertrouwen van de opdrachtgever in ons en wij hadden vertrouwen in onze leveranciers. Er zijn wel contracten afgesloten, maar die zijn niet meer op tafel gekomen. Dat geeft aan dat het goed zat. En ook contractueel zat het goed: wij hadden een raamovereenkomst met het ministerie van Buitenlandse Zaken en een samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Den Haag. De gemeente had een bestuurlijke overeenkomst met het ministerie en zo was het één geheel.”
MicePro: “Met welk gevoel kijkt u terug?”
Michiel Middendorf: “Ik kijk met trots terug op de top. Je mág het doen. Maar ik kijk er ook met tevredenheid
op terug: is goed gegaan. World Forum host zeer veel evenementen die maatschappelijk relevant zijn. Soms valt de impact nauwelijks op en soms ook wel. Hoe dan ook, zolang wereldleiders met elkaar in gesprek blijven, is er ruimte voor dialoog. Den Haag noemt zich de Stad van Vrede en Recht. Wij bieden het platform om dit in de praktijk te brengen en inhoud te geven aan vrede en recht. Ik ben er trots op een faciliterende rol te kunnen spelen voor bijeenkomsten die zoveel impact kunnen hebben. Tijdens zo’n top worden ook bilaterale overleggen gepleegd tussen regeringsleiders die niet direct NAVO-gerelateerd zijn, maar wel impact kunnen hebben. Ook dat
hebben we gefaciliteerd.
MicePro: “Hoe was de verhouding met de omgeving van het World Forum?”
Michiel Middendorf: “Vanaf het begin is er goed samengewerkt met het ministerie en de gemeente. De
gemeente had de verantwoordelijkheid voor de bewonerscommunicatie en organiseerde, samen met
ons en het ministerie, drie informatieavonden bij World Forum. Daarbij waren steeds ook de burgemeester
en vertegenwoordigers van het ministerie aanwezig. Bij de laatste bijeenkomst kwamen maar liefst zevenhonderd mensen. Omwonenden werden tijdig geïnformeerd, zodat zij niet pas achteraf alles uit de media hoefden te vernemen. Er was altijd informatie beschikbaar. Natuurlijk waren er bewoners die hinder ondervonden van de top en de meningen waren verdeeld. Dat respecteer ik, maar de communicatie is zo zorgvuldig en volledig mogelijk gevoerd.” Een aantal uren na afloop van de top hebben we de deuren geopend voor het publiek. We hebben vijfduizend bezoekers gehad, die de top op die manier een beetje konden ‘beleven’. De reacties waren ronduit positief. Mensen waren trots en betrokken. De hinder voor bewoners was merkbaar en die willen we niet bagatelliseren. Tegelijk heeft de top ook iets blijvends nagelaten: de Johan de Wittlaan is volledig vernieuwd en mooier dan ooit. En we hebben ons best gedaan om zoveel mogelijk bij lokale ondernemers in te kopen. We ervaren dat we als World Forum nog dichter bij de mensen in onze omgeving zijn komen te staan.”
