Nu de meest ingrijpende coronamaatregelen voorlopig zijn ingetrokken, neemt het aantal reserveringen voor bijeenkomsten weer snel toe. Tegelijkertijd wordt er nog een slag om de arm gehouden, omdat de nabije toekomst nog geen zekerheden biedt. Toch kijkt Tim Rosman, Sales & Event Director van Fokker Terminal positief vooruit. De Fokker Terminal heeft zich grondig voorbereid op elke verandering, waardoor deze locatie elke meeting live, hybride en online kan hosten.
“Het is een spannende tijd geweest,” zegt Tim. “2020 had een fantastisch jaar moeten worden, het beste jaar ooit. De agenda was vol. Toen kwam de lockdown en viel de sector in een zwart gat.” De Fokker Terminal hield het hoofd koel en analyseerde de eigen situatie snel. “Vragen als ‘hoe staan we ervoor in financieel opzicht, qua personeel, investeringen en boekingen’ hebben we accuraat beantwoord. Vervolgens hebben we met alle klanten gesproken over de vraag ‘annuleren of verplaatsen,’ om vervolgens de belangrijkste vraag te stellen: ‘wat nu?’”
Van online naar LIVE AGAIN!
Die vraag werd snel beantwoord. Fokker Terminal zette een ‘plan B’ in werking. “In samenwerking met toeleveranciers, zoals AVEQ, hebben we een complete online component opgezet,” vertelt Tim niet zonder trots. “Die berust op drie onderdelen: een studio, die goed te realiseren was bij Fokker Terminal, uitstekende studiotechniek, waaronder regisseurs, en een online platform, wat door onze technische partners al werd ontwikkeld. Hierdoor konden we voor de zomer al starten met livestreams. Op 1 juli ging de sector weer open. Dat dit tijdelijk zou zijn, werd hoogstens gevreesd, maar het hybride evenement LIVE AGAIN! was een groot succes. Tim: “Samen met de branche hebben we laten zien dat we veilig grotere evenementen kunnen organiseren. Dit is voor logistiek en catering een goede leerschool geweest en we konden op deze manier ook veel vragen van klanten op basis van ervaring beantwoorden.” Ook nadat de deur weer op slot moest, is er steeds geïnvesteerd in techniek én in contact met klanten. “Dit heeft veel geld gekost, maar is ook een diepte-investering,” zegt Tim.
Flexibele modules
Die investering heeft voor de toekomst een zeer breed scala aan mogelijkheden opgeleverd. “Eén van de ervaringen is, dat een hybride evenement iets anders is dan een evenement voor een draaiende camera,” verklaart Tim. “Mensen, die een evenement voor een scherm meemaken, hebben een andere beleving dan degenen, die er live bij
zijn.” Tim doelt daarmee onder andere op het feit dat mensen zich achter een scherm niet langer dan twee, hoogstens drie uur kunnen concentreren. Live is een lange meeting veel beter vol te houden, dankzij de persoonlijke interactie. Een belangrijke ontwikkeling is het gebruik van ‘modules’. “Het is nog niet duidelijk hoe we er in de nabije toekomst voorstaan, maar tegelijk zien we dat er wel geboekt wordt,” legt Tim uit. “Om ook op korte termijn bijeenkomsten te kunnen organiseren, hebben we modules ontworpen, die we flexibel kunnen inzetten. Een live-meeting kan kort voor het begin alsnog worden omgezet naar een hybride of online bijeenkomst. We hebben veel kennis opgedaan en het is eenvoudig te realiseren. En qua prijs kan er geschoven worden.”
Veilig
In krantenkoppen worden Venue’s wel eens met kroegen vergeleken. Niets is minder waar: Venue’s zijn goed toegerust voor bijeenkomsten. En Venue’s zijn volkomen veilig, onder andere door onze ervaring in crowd-control en ons hypermodern ventilatiesysteem. Tim benadrukt de mogelijkheden: “We moeten blijven communiceren over de veiligheid. Iedereen is het er mee eens dat live ontmoeten zoveel meerwaarde heeft ten opzichte van hybride en online. “Tim legt uit, dat meetings in de toekomst anders kunnen worden. “Congressen worden live, hybride of online ‘uitgesmeerd’ over meerdere dagen met als climax een afsluitende live meeting.” Het team van Fokker Terminal staat klaar om elk gezelschap gastvrij te ontvangen.
